Articol realizat cu sprijinul CIEL Romania, in cadrul programului de informare pentru contabili.
Intre companie si angajatii sai pot sa apara mai multe situatii de decontari reciproce, in afara celor provenite din drepturi salariale.
De exemplu, salariatii antreneaza cheltuieli administrative in numele companiei, pe care le platesc personal, urmand ca entitatea sa le deconteze suma cheltuita in baza documentelor justificative.
De asemenea, angajatii pot sa plece in delegatii si deplasari, caz in care compania suporta costul tranzactiilor, insa fluxul de numerar se deruleaza tot prin intermediul anagajatului.
Pentru a evidentia astfel de tranzactii trebuie sa utilizezi contul 542 AVANSURI DE TREZORERIE.
Ordinul 1802/2014 prevede ca:
· “Sumele in numerar, puse la dispoziţia personalului sau a tertilor, in vederea efectuarii unor plati in favoarea entitatii, se inregistreaza distinct in contabilitate (contul 542 “Avansuri de trezorerie”)
· “Sumele acordate personalului prin sistemul de carduri, cu titlu de avansuri spre decontare in vederea platii unor achizitii sau prestari de servicii, se evidentiaza in contul 542 “Avansuri de trezorerie”/analitic distinct.
Soldul contului reprezinta sumele acordate ca avansuri de trezorerie, nedecontate.
Cum poti verifica in cel mai performant software financiar-contabil integrat CIEL V7 care este suma avansurilor nedecontate pe fiecare angajat ?
Pentru a efectua aceasta operatiune trebuie sa accesezi in meniul RAPOARTE, optiunea Fisa angajat, asa cum poti observa mai jos :
Raportul iti va genera o situatie completa cu soldurile la zi, la nivel de angajat, astfel:
Cum poti configura o astfel de evidenta la nivel de angajat in cel mai performant software financiar-contabil integrat, CIEL V7?
Pasii pe care trebuie sa ii urmezi nu sunt grei.
Accesezi din meniul principal NOMENCLATOARE -> Persoane -> Angajati:
Dupa aceea trebuie sa introduci datele personale referitoare la angajati:
O data prestabilite, la nivel de introducere a tranzactiilor (de exemplu prin introducerea unei note contabile simple) pe contul 542, se activeaza automat campul DENUMIRE ANGAJAT, care va trebui completat cu numele acestuia.
In momentul accesarii campului, vizualizezi o lista cu angajatii existenti, definiti anterior, din care il poti alege pe cel dorit.
In cazul optiunii DECONT TREZORERIE, se intampla acelasi lucru:
Entitatea poate decide prin proceduri administrative proprii un termen obligatoriu pentru toti angajatii pentru inchiderea avansurilor.
In ceea ce priveste termenul de restituire, exista o reglementare foarte veche, Decretul nr.209/1976, care insa se aplica pentru institutiile publice .
Acesta prevede la art. 29 ca: “Unitatile pot acorda, prin casierie, avansuri in numerar persoanelor incadrate inunitate, pentru: a) cheltuieli de aprovizionare cu marfuri si pentru alte plati care se fac in localitatea unde unitatea isi are sediul, pina la cuantumul nevoilor pe 3 zile, cu obligatia de a justifica avansul in termen de cel mult 4 zile lucratoare de la primirea lui, exclusiv ziua primirii”.
Asadar, ca utilizator al aplicatiilor software financiar-contabile CIEL V7 ai posibilitatea de a introduce, si gestiona, toate informatiile cu privire la administrarea datoriilor si creantelor angajatilor fata de entitate, in cel mai simplu si intuitiv mod. Folosind aplicatiile software financiar-contabile CIEL V7, verificarile care trebuie efectuate periodic vor fi foarte usor de realizat.
